يجب ان يتم تزويدنا بما يلي :- 

1- تاريخ ووقت الأجتماع ومكان انعقاده حسب واقع الحال 

2- القرارات والأمور المراد مناقشتها 

3- اسماء المفوضين بالتوقيع الجدد وصلاحياتهم  

4- صورة عن السجل التجاري

ملاحظة : في حال كانت الشركة مساهمة خاصة يجب مراعاة حضور امين السر